Réseau CotraSTPA

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Gestion électronique
du courrier (GEC)

Gestion électronique du courrier (GEC)

Le traitement numérique des courriers reçus et envoyés favorise l’optimisation de la gestion des documents. Vous gagnez du temps dans le partage des documents avec l’accès à des espaces collaboratifs

Cette solution simple et efficace permet le suivi et la traçabilité des courriers, améliore les délais et l’efficacité de traitement. Elle contribue également à la réduction de l’utilisation de papiers.

Les courriers peuvent être papier ou numériques. Une fois reçus, ils passent par la numérisation (pour le courrier papier), puis par l’indexation. Ils sont ensuite partagés automatiquement sur le Cloud où vous pourrez les rechercher. Les documents sont archivés de façon sécurisée.

La mise en place de la GEC

La GEC permet de répondre aux problématiques des courriers entrants non distribués, non consultés, en retard ou perdus, ainsi qu’aux coûts liés aux opérations manuelles de traitement, de tri et de distribution du courrier.

Les solutions

Qui permettrons

Numériser l’intégralité du courrier entrant et envoyer les documents numériques aux destinataires via des bannettes électroniques

r

Limiter la gestion des exceptions à un nombre prédéfini de documents qui ne peuvent pas être numérisés pour des motifs juridiques ou autres

n

Classer les documents en fonction de leur type ou/et de leur destinataire

l

Indexer les informations clés afin de pouvoir retrouver aisément les documents

Automatiser le cheminement du courrier selon des processus métier

i

Optimiser la distribution dans le temps et selon les facteurs critiques, les informations sensibles

~

Garantir un traitement sécurisé et confidentiel des informations

Réduire le temps pour le traitement des informations

1

Rediriger le courrier selon des règles prédéfinies lorsque le destinataire d'origine est absent

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